Política de privacidad y tratamiento de datos

El servicio se identifica comercialmente como Cautia y recibe solicitudes sobre datos personales en hola@cautia.ai. Cautia determina el tratamiento necesario para las cuentas, la seguridad, el soporte y las solicitudes de contacto.

Respecto de los datos de clientes, asegurados y beneficiarios que una agencia incorpora, la agencia decide la finalidad y actúa como responsable; Cautia trata esos datos por su cuenta, como encargado y conforme al acuerdo de tratamiento. Si recibimos una solicitud sobre esos documentos, la remitiremos a la agencia responsable y colaboraremos en su atención.

Tratamos el correo, nombre y perfil que proporciones, pertenencia y rol en agencias, preferencias, aceptaciones, solicitudes de soporte y registros técnicos de acceso y uso. Se usan para autenticarte, administrar permisos, ejecutar tareas, conservar evidencia, prevenir abuso y atender solicitudes. No solicitamos una API key personal para utilizar la IA habilitada de Cautia.

Los archivos, mensajes e instrucciones que aportes pueden incluir identificaciones, datos de contacto, bienes asegurados, pólizas, coberturas y valores. Se almacenan, leen, extraen y organizan para las tareas de la agencia. Los canales opcionales incorporan información de la cuenta conectada y del contenido que el flujo autorizado requiera.

No vendemos datos personales ni usamos los documentos de las agencias para campañas propias o para entrenar un modelo propio. Las comunicaciones de operación y seguridad son distintas de la publicidad; el registro no exige autorizar mercadeo.

Solicitamos autorización mediante casillas sin marcar y conservamos evidencia de la versión aceptada. La autorización de tu cuenta cubre su acceso, operación y soporte; no equivale a consentir por otros titulares.

No estás obligado a aportar datos sensibles. Para este piloto no cargues historias clínicas, biometría ni datos de menores. Reduce o elimina los datos personales que no requiera la tarea. La agencia debe contar con una base jurídica y, cuando corresponda, autorización previa, expresa e informada de cada titular antes de cargar sus datos.

La operación utiliza Supabase para identidad, base de datos y almacenamiento; Cloudflare para alojamiento, red y ejecución; DeepSeek para funciones de IA y Mistral para OCR cuando ese flujo esté habilitado. Solo se remite a cada proveedor la información necesaria para su función. El texto de documentos y conversaciones puede salir de la infraestructura de Cautia para ser procesado por estos servicios.

Si conectas canales, pueden intervenir Composio y Google o Microsoft para correo, y Kapso y Meta para WhatsApp, de acuerdo con las funciones activadas. Su disponibilidad y permisos dependen de la integración y de las condiciones del proveedor.

Estos servicios pueden procesar información fuera de Colombia y estar sujetos a otras jurisdicciones. Las transmisiones y transferencias deben contar con las garantías y requisitos legales aplicables; aceptar esta política no elimina esas obligaciones. No se garantiza almacenamiento exclusivamente en Colombia ni una política uniforme de retención o entrenamiento de todos los proveedores. Solicita información sobre las condiciones de un flujo en hola@cautia.ai antes de aportar datos restringidos.

Los accesos a documentos se delimitan por agencia, membresía y permisos. El personal que intervenga en soporte debe limitar el acceso a lo necesario y mantener confidencialidad. Ningún sistema ofrece seguridad absoluta; reporta incidentes a hola@cautia.ai.

Conservamos información mientras sea necesaria para el servicio, soporte, seguridad o una obligación legal. Puedes solicitar acceso, devolución o supresión; evaluaremos la identidad del solicitante, sus facultades y las restricciones de conservación. Los respaldos y registros de aceptación pueden mantenerse de forma restringida para recuperación y evidencia; no se promete eliminación instantánea de todas las copias.

Puedes consultar tus datos, pedir su actualización, corrección o supresión cuando proceda, conocer su uso, solicitar prueba de la autorización y revocarla en los casos permitidos. El ejercicio de estos derechos es gratuito. También puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, previo agotamiento del trámite que exija la ley.

Escribe a hola@cautia.ai con el asunto Privacidad, tu nombre, la solicitud y un medio de respuesta. Verificaremos tu identidad de manera proporcional; no envíes documentos sensibles que no te hayamos solicitado. Para datos de una agencia, identifica la agencia y el documento sin adjuntar información innecesaria.

Atendemos consultas en hasta 10 días hábiles, prorrogables por 5 con aviso motivado. Los reclamos se atienden en hasta 15 días hábiles desde el día siguiente al recibo, prorrogables por 8 con aviso. Si falta información, la solicitaremos dentro de 5 días; transcurridos 2 meses sin completarla se entenderá desistido el reclamo. Aplican las demás reglas de la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación.

Esta versión rige desde el 19 de octubre de 2026. Los cambios relevantes de finalidad o tratamiento se comunicarán y requerirán nueva autorización cuando corresponda. La política no reemplaza las obligaciones de la agencia frente a sus clientes.